In ruil voor onze tijd

 Leestijd: 5 minuten0

U knijpt er morgen even tussenuit. U moet wel nog uw spullen pakken (vergeet de wandelschoenen niet!), de details van de reisverzekering zoeken en de bevestiging van de reservatie met het adres, enkele boeken meenemen voor als het regent, uw telefoonlader, en wat al meer. En voor u vertrekt natuurlijk nog de vuilnisbak buitenzetten, nagaan dat alle deuren en ramen goed dicht zijn en dat de verwarming uitstaat… de lijst is eindeloos. En om tijdig op uw bestemming te zijn moet u echt wel om 9 uur op weg zijn. Hoe voelt u zich daarbij?

Vult het u met afgrijzen, bijna met de wens dat u nooit die verdomde trip had geboekt, en zult tussen nu en morgenochtend als de spreekwoordelijke kip rondlopen van hier naar daar en weer terug? Of bent u de kalmte in persoon, mentaal al bezig met een duidelijke volgorde waarin u al het noodzakelijke gaat doen, bereid om het bed onopgemaakt achter te laten als iets anders meer tijd vergt dan verwacht? Bent u de mens die om halftien nog steeds op zoek is naar zijn wandelschoenen, en dat toeschrijft aan het feit dat er toch zoveel te doen was? Of de mens die zonder moeite de waslijst van taken afwerkt, en om kwart voor negen al klaar is?

Tijd inkapselen

Drie uur moeten volstaan om dit op te ruimen, denk ik toch (Foto: CC BY Kerttu)

Tijd is een schaars middel, net als geld. We kunnen bijvoorbeeld een bepaalde hoeveelheid ervan voorbestemmen voor een bepaald doel. Drie uur besteden aan het opruimen van de tuin is net als 400 euro voorbestemmen voor een nieuwe grasmaaier en een collectie tuingerief. Net zoals we soms moeten besluiten dat een tijdsbudget van drie uur niet genoeg was om de tuin echt netjes te krijgen, moeten we soms vaststellen dat ons cash budget van 400 euro onvoldoende was om al het tuingerei dat we wilden te kunnen kopen. En net zoals we misschien moeten toegeven dat de reden waarom we niet genoeg geld hadden is dat we te veel andere items in ons karretje hadden geplaatst, kan het zijn dat we er niet in slaagden de tuin op te ruimen omdat we te lang hebben gebabbeld met onze buur.

Maar er zijn ook verschillen. We zijn allemaal bekend met deadlines – onze belastingaangifte, dat rapport voor de projectvergadering, zelfs op tijd op het station zijn voor de trein naar ons werk. Zulke deadlines hebben niet echt een equivalent wanneer het geld betreft.

Tijd is moeilijk te vatten. We proberen hem wel in te kapselen met kalenders en klokken, van de zonnewijzers, clepsydra’s en zandlopers van onze voorouders, tot onze atoomuurwerken en onze Apple watch. Maar deze toestellen tonen ons vooral hoe slecht we er zonder hen in slagen onze tijd goed te gebruiken en te beheren. Geld dat we niet gebruiken blijft in onze portemonnee of op onze rekening; tijd die we niet gebruiken gaat onherroepelijk verloren.

Deadlines, samen met onze instrumenten om de tijd bij te houden, zouden ons moeten helpen om zaken op tijd klaar te krijgen. Ze vertellen ons wanneer iets verwacht wordt, dus als we weten hoelang het duurt – perfect mogelijk voor taken waarmee we min of meer vertrouwd zijn – kunnen we uitrekenen wanneer we moeten beginnen. En wanneer we zelf onze deadline kunnen bepalen, dan hebben we helemaal geen excuus, toch?

Niet echt. Twee psychologen, Dan Ariely en Klaus Wertenbroch, voerden twee experimenten uit, waarin de ene groep deelnemers vaste termijnen kregen, en de andere hun eigen deadlines konden bepalen (beide waren bindend, met straffen voor laattijdige inzendingen). In de ene taak moesten de deelnemers drie verhandelingen schrijven (elk dag te laat zou 1% van de punten kosten), de andere bestond erin drie teksten te corrigeren tegen betaling (elke dag te laat zou met 1 dollar worden beboet). Wat bleek? De deelnemers die hun werk binnen een opgelegde termijn moesten inleveren, en niet degenen die hun eigen deadlines hadden gekozen, behaalden betere scores op hun verhandeling, of vonden meer fouten (en verdienden dus meer).

Op grotere schaal zien we ook flink wat aanwijzingen dat deadlines geen mirakeloplossing zijn. We horen (al te) vaak van grote projecten zoals IT-systemen of infrastructuurwerken die vertraging oplopen die niet zelden 100% of meer van het originele schema bedragen. En mocht u in uw eigen werk met projecten te maken hebben, en nog nooit eentje hebben weten uitlopen, neem dan alstublieft contact – ik wil graag weten hoe jullie dat doen.

De meesten onder ons lijden aan de zogenaamde planning fallacy (de planningsdenkfout), een begrip dat veertig jaar terug werd benoemd door de psychologen Amos Tversky en Daniel Kahneman, een bijzonder geval van overmoed. Dankzij onze naïviteit en onze positieve verwachtingen gaat onze aandacht vooral naar het beste geval, en niet naar al wat mis kan lopen. Plannen is niet noodzakelijk een goede manier om deadlines te halen – misschien wel integendeel: een gedetailleerd, uitgewerkt plan geeft ons de illusie dat we alles onder controle hebben.

De quid pro quo van onze tijd

Natuurlijk is niet plannen ook niet de oplossing. Dat is precies wat ons parten kan spelen bij korte-termijn deadlines, zoals wanneer we ons klaar moeten maken om uit te gaan. Zonder plan riskeren we meer tijd te besteden dan zinvol is aan de belangrijke taken, en gemakkelijk te worden afgeleid door irrelevante activiteiten die ons niet helpen ons doel te bereiken op tijd op pad te zijn.

En dit is een cruciaal punt. We moeten beseffen dat we een schaars middel, tijd, ruilen voor een bepaald resultaat. Om onze tijd goed te gebruiken, moeten we goed weten wat we ervoor in de plaats krijgen.

Laten we terugkeren naar de zelfopgelegde deadline. Dit is een instrument dat we kunnen gebruiken om een gevoel van hoogdringendheid te creëren. Beeld u in dat uw oude sofa nu echt versleten is. U en uw wederhelft hebben een nieuw exemplaar gezien dat u best goed vindt, maar u gelooft allebei toch dat er wat beters te vinden moet zijn. Helaas blijkt het daadwerkelijk identificeren van die superieure nieuwe zitbank voor jullie geen grote prioriteit te zijn. Een manier om toch schot in de zaak te krijgen is te zeggen dat, wanneer jullie eind volgende maand geen betere sofa hebben gevonden, diegene zal worden aangeschaft die best OK was.

Zo’n deadline helpt op twee manieren. Door aan te geven dat tijd van primordiaal belang is, forceert het u te kiezen tussen op zoek gaan naar een beter alternatief en niets doen en dus voor de default optie te gaan. U zegt daarmee eigenlijk dat de waarde van het verder uitstellen van de aankoop kleiner is dan de waarde van het aankopen van het zo-zo-exemplaar. Maar ze dwingt u ook na te gaan of de tijd echt wel zo primordiaal is. Als u of uw wederhelft uiteindelijk die zo-zo-zitbank maar niets vindt, gaat u ze dan toch kopen, en opgezadeld zitten met een meubelstuk dat u almaar meer gaat haten? Of accepteert u dan dat er meer tijd nodig is voor het vinden van de droomsofa?

Een redelijke terugvaloptie, of toch maar zo-zo? (Foto via designersofas4u.co.uk)

Het VK staat voor een gelijkaardige zelfopgelegde deadline. Als huidig premier Boris Johnson een nieuwe regering kan vormen na de verkiezingen van 12 december, dan zal het parlement naar alle waarschijnlijkheid het Brexit-uittredingsakkoord goedkeuren voor 31 januari van volgend jaar. Dit betekent dat een transitieperiode begint waarin alle bestaande VK-EU regels blijven gelden, en onderhandelingen over een nieuwe handelsovereenkomst zullen plaatsvinden.

Deze overgangsperiode loopt tot het einde van 2020. Oorspronkelijk betekende dat 21 maanden onderhandeltijd (vanaf de originele uittredingsdatum van 29 maart 2019), maar nu resten slechts negen maanden om een akkoord te bereiken. De meeste experten (en de geschiedenis) suggereren dat het hoogst onwaarschijnlijk is dat een vrijhandelsakkoord kan worden bereikt op zo’n korte tijd.

Nochtans maakt premier Johnson zich sterk dat die overgangsperiode niet zal worden verlengd. Voor hem is tijd primordiaal. Dit is een beetje zoals het sofascenario, maar dan zonder de mogelijkheid om te erkennen dat de zo-zo-optie eigenlijk toch niet deugt, en er meer tijd nodig is – met veel meer verstrekkende consequenties dan wel.

De waarde van een verlenging en het besteden van meer tijd, mocht een overeenkomst niet worden bereikt tegen het einde van 2020, is duidelijk: een vrijhandelsakkoord zal bedrijven aan beide kanten toelaten met elkaar handel te blijven drijven op een manier die bijna even vlot is als nu. De waarde van een Brexit zonder een handelsakkoord op oudejaar, met aanzienlijke negatieve gevolgen voor de handel tussen het VK en de EU, is lang niet zo helder.

Wanneer we zeggen dat, of ons gedragen alsof, tijd van primordiaal belang is, dan is het wijs duidelijk te bepalen wat we precies winnen en verliezen door vast te houden aan een harde deadline.

 

Uitgelichte afbeeldingen: CC BY studio curve & Butch Dallsay

  Dit is een gastbijdrage. Een Apache-lezer levert met dit stuk een bijdrage aan het maatschappelijk debat. De auteur schrijft in eigen naam en is verantwoordelijk voor de inhoud van de tekst. Zelf een bijdrage insturen, doe je hier.

Auteur: Koen Smets

Koen Smets is een deskundige op het gebied van organisatie-ontwikkeling, met een fascinatie voor menselijk gedrag op de grens tussen het rationele en het irrationele. Hij is op Twitter als @koenfucius.